Berechtigtes Interesse statt Einwilligung: Die richtige Rechtsgrundlage für Background-Checks in Deutschland

Warum eine Einwilligungsklausel allein nicht reicht

Fachliteratur zum Beschäftigtendatenschutz weist darauf hin, dass eine Einwilligung im Bewerbungsverfahren kaum als freiwillig gelten kann, solange sie faktisch Voraussetzung für die weitere Betrachtung einer Bewerbung ist. Das Kopplungsverbot aus Art. 7 Abs. 4 DSGVO untersagt es Arbeitgebern, die Einwilligung zur Bedingung für eine Anstellung zu machen. Wer sich als deutsches Unternehmen ausschliesslich auf eine Einwilligungsklausel im Bewerbungsformular stützt, baut die eigene Prüfung auf einer rechtlich angreifbaren Grundlage auf.

Berechtigtes Interesse als tragfähige Grundlage

Tragfähiger ist das berechtigte Interesse: Der Arbeitgeber muss ein legitimes Ziel benennen, etwa den Schutz sensibler Positionen in Finanzdienstleistung, kritischer Infrastruktur oder IT, und belegen, dass die Prüfung dafür geeignet, erforderlich und verhältnismässig ist. Diese Interessenabwägung ist anspruchsvoller als das Einholen einer Unterschrift, hält aber deutlich mehr aus, wenn Aufsichtsbehörden oder Gerichte nachfragen.

Die Rolle der Einwilligung bleibt trotzdem wichtig

Trotzdem hat die Einwilligung nach Einschätzung von Validato weiterhin eine wichtige, aber andere Funktion im Screening-Prozess, unabhängig von der DSGVO-Rechtsgrundlage der eigentlichen Verarbeitung. Eine gesondert eingeholte, dokumentierte Einwilligung dient als Nachweis, dass die betroffene Person selbst der Prüfung zugestimmt und ihre Angaben, etwa Identität, Lebenslauf und frühere Stationen, autorisiert hat. Zudem setzen viele auskunftgebende Institutionen in Deutschland, etwa frühere Arbeitgeber, Hochschulen, Meldebehörden oder Register, aus eigener Sorgfalts- und Vertraulichkeitspflicht eine unterschriebene Freigabe voraus, bevor sie Informationen an einen Dritten wie Validato herausgeben. Diese Einwilligung ersetzt nicht die DSGVO-Rechtsgrundlage des Arbeitgebers, ist aber häufig praktische Voraussetzung dafür, dass Drittstellen überhaupt auskunftsbereit sind.

„Berechtigtes Interesse und Einwilligung sind zwei unterschiedliche Werkzeuge für zwei unterschiedliche Zwecke“, erklärt Reto Marti, Managing Partner der Validato AG. „Das eine legitimiert die Prüfung gegenüber der Bewerberin oder dem Bewerber, das andere macht die Prüfung gegenüber Dritt-Institutionen und im Streitfall überhaupt erst durchführbar.“

Praxisempfehlung für deutsche Unternehmen

Validato empfiehlt deutschen Unternehmen daher, beide Ebenen klar zu dokumentieren: eine schriftliche Interessenabwägung als Nachweis der Rechtsgrundlage sowie eine separate, elektronisch signierte Einwilligung der geprüften Person, die Umfang und Zweck der Prüfung konkret benennt. Unternehmen, die Background-Checks ausschliesslich über eine Einwilligungsklausel absichern, riskieren sowohl eine rechtlich angreifbare Grundlage als auch praktische Hürden bei der Informationsbeschaffung.

Validato bietet Unternehmen dafür eine Plattform mit dokumentierter Interessenabwägung, digitaler Einwilligungsfunktion per E-Signature und mehr als 18 einzeln wählbaren Screening-Modulen – mit dem Ziel, Rechtsgrundlage und operative Durchführbarkeit von Anfang an klar zu trennen und zu belegen.