Pre-Employment Screening als Risikomanagement: Sichere Einstellung in der Schweiz

Schritt 1: Risikoprofil der Stelle definieren

Nicht jede Position erfordert dieselbe Prüftiefe. Vor dem Screening sollte HR das Risikoprofil der Stelle festlegen: Welche Prüfbausteine sind verhältnismässig? Ein Kassierendenposten erfordert andere Massnahmen als eine CFO-Stelle. Diese Risikoklassifizierung ist nicht nur rechtlich geboten – sie spart auch Ressourcen.

Schritt 2: Transparente Kommunikation mit dem Kandidaten

Das revidierte DSG schreibt vor, Bewerber proaktiv über Zweck, Umfang, Quellen und Speicherdauer der erhobenen Daten zu informieren. Eine schriftliche Einwilligungserklärung ist in der Praxis unverzichtbar – sie ‚heilt‘ jedoch nicht alles: Auch mit Unterschrift dürfen keine stellenirrelevanten Daten erhoben werden.

Schritt 3: Standardisierte Prüfung durchführen

Die eigentliche Prüfung folgt dem definierten Modulplan. Wichtig ist dabei die Dokumentation: Welche Quellen wurden verwendet? Welche Ergebnisse lagen vor? Diese Dokumentation ist einerseits Nachweis der DSG-Konformität und andererseits Grundlage für einen konsistenten, nachvollziehbaren Entscheidungsprozess.

Schritt 4: Ergebnisse fair auswerten und kommunizieren

Screeningergebnisse müssen fair und sachlich interpretiert werden. Bei Unklarheiten – etwa bei einem Treffer auf Sanktionslisten – ist eine manuelle Verifikation unerlässlich, bevor daraus Konsequenzen gezogen werden. Abgelehnte Bewerber haben ein Auskunftsrecht bezüglich der über sie gesammelten Daten.

Schritt 5: Datenpflege und Löschkonzept

Das DSG spielt auch nach dem Recruiting-Prozess eine Rolle. Bei Absagen empfiehlt sich eine Aufbewahrung von rund drei Monaten zur Beweissicherung (Gleichstellungsgesetz), gefolgt von einer definierten Löschroutine. Talent-Pool-Speicherungen erfordern eine aktive, befristete Einwilligung des Kandidaten.