Die richtige Software finden – wie eine klare Prozesssicht Zeit und Kosten spart

Der Anfang: drei bis fünf Prozesse, die wirklich zählen
Am Anfang steht kein Pflichtenheft, sondern ein Gespräch. Gemeinsam mit den Fachbereichen schauen wir auf die drei bis fünf Abläufe, die den größten Einfluss auf Zeit, Qualität oder Kundenzufriedenheit haben. Das sind meist die Prozesse, in denen heute Reibung entsteht – weil Informationen fehlen, Abstimmungen dauern oder Systeme nicht sauber zusammenspielen.

Diese Kernprozesse beschreiben wir so, dass sie greifbar werden: Wo beginnt der Ablauf, wer ist beteiligt, welches Ergebnis soll am Ende stehen und wo hakt es heute? Das klingt einfach, ist aber der entscheidende Schritt. Erst wenn klar ist, was im Alltag wirklich zählt, lässt sich beurteilen, welche Software das am besten unterstützt.

Vom Prozess zur Entscheidungsvorlage
Aus diesen Beschreibungen entsteht ein Drehbuch – kein theoretisches Dokument, sondern eine Art Regieanweisung für die Auswahl. Darin halten wir typische Alltagsszenen fest: den Normalfall, einen Sonderfall und einen Fehlerfall. Diese Szenen bilden später die Grundlage für strukturierte Demos.

Wir moderieren diesen Prozess, sorgen für Vergleichbarkeit und stellen sicher, dass alle Anbieter dieselben Szenen zeigen. So wird sichtbar, wie gut eine Lösung die tatsächliche Arbeit unterstützt – nicht nur, wie sie auf Folien aussieht. Die Bewertung folgt klaren Kriterien, die wir gemeinsam mit den Fachbereichen festlegen – messbar, nachvollziehbar und frei von Interpretationen. Das Ergebnis ist kein Bauchgefühl, sondern eine nachvollziehbare Entscheidungsgrundlage, die Fachbereiche und Management gleichermaßen überzeugt.

Warum das Drehbuch dem Lastenheft überlegen ist
Klassische Lastenhefte sind oft umfangreich, aber selten eindeutig. Jeder Anbieter liest sie anders, jeder versteht etwas anderes darunter. In der Folge werden Demos zu Schauläufen, die wenig mit dem späteren Alltag zu tun haben.

Das Drehbuch dreht die Perspektive um: Wir zeigen den Anbietern, wie der Alltag aussieht – und sie müssen beweisen, wie gut ihre Lösung diese Arbeitsschritte unterstützt. Das schafft Vergleichbarkeit, reduziert Missverständnisse und bringt die Diskussion auf den Punkt.

Struktur statt Bauchgefühl
Unsere Rolle ist klar: Wir führen durch den Prozess, halten die Methode sauber und sorgen dafür, dass Entscheidungen auf Fakten beruhen. Wir dokumentieren, wie jede Lösung die definierten Szenen meistert, und übersetzen die Beobachtungen in eine verständliche Auswertung. So entsteht ein objektives Bild – ohne technische Überfrachtung, aber mit klarer Aussagekraft.

Unsere Arbeit ist bewusst unabhängig. Wir vertreten keine Anbieterinteressen, sondern die Ziele des Unternehmens. Diese Neutralität ist entscheidend, damit die Auswahl fair bleibt und die Entscheidung auf Vertrauen und Nachvollziehbarkeit basiert.

Das Ergebnis ist keine theoretische Punkteliste, sondern eine Entscheidungsvorlage, die zeigt, welche Lösung die Prozesse wirklich trägt, welche Kompromisse nötig wären und was das für Aufwand und Zeitplan bedeutet.

Weniger Papier, mehr Klarheit
Der Charme dieser Methode liegt in ihrer Schlichtheit. Sie braucht keine monatelangen Vorarbeiten und keine dicken Dokumente. Sie lebt von klaren Prozessen, ehrlichen Beobachtungen und einer sauberen Moderation. Wir bringen die Struktur, die Vergleichbarkeit und die Erfahrung aus vielen Auswahlprojekten mit – damit du dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst: die Entscheidung.

Was Unternehmen davon haben
Unternehmen, die diesen Weg gehen, berichten von drei Effekten:

1. Schnell entsteht Klarheit, welche Lösung wirklich passt.
2. Die Akzeptanz steigt, weil die Fachbereiche von Anfang an beteiligt sind.
3. Das Risiko sinkt, sich für ein System zu entscheiden, das später nicht trägt.

Die Auswahl wird damit nicht nur schneller, sondern auch sicherer. Und sie spart Kosten – nicht, weil weniger geprüft wird, sondern weil gezielter geprüft wird.

Eine gute Softwareauswahl ist kein Ratespiel, sondern ein strukturierter Prozess. Wer mit den richtigen Fragen startet und die entscheidenden Prozesse in den Mittelpunkt stellt, trifft bessere Entscheidungen – schneller, fundierter und mit höherer Akzeptanz.

Wir begleiten Unternehmen genau dabei: von der ersten Prozesssicht bis zur Entscheidung.

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