Inventur im Spielwarenhandel: So gelingt die Bestandsaufnahme nach dem Weihnachtsgeschäft

Je nach gewähltem Inventurverfahren kann die körperliche Bestandsaufnahme in einem zeitlichen Zusammenhang mit dem Bilanzstichtag erfolgen. Entscheidend ist, dass Bestandsveränderungen zwischen Zählung und Stichtag nachvollziehbar berücksichtigt werden. Die Zählung wird häufig außerhalb stark frequentierter Verkaufszeiten organisiert.

Hinzu kommt das Sortiment: Bausätze in zahlreichen Varianten, Figuren im Blister, Sammelkarten und Lizenzartikel mit fast identischen Verpackungen. Wer mit Zähllisten arbeitet, riskiert Verwechslungen und übersehene Aufsteller.

Welche Fehler verursachen Inventurdifferenzen im Spielwarenhandel?

Inventurdifferenzen haben zwei Ursachen, die man trennen sollte. Die eine ist echter Schwund durch Diebstahl oder Bruch. Die andere sind Differenzen, die erst beim Zählen entstehen und sich mit einem klaren Ablauf vermeiden lassen.

Typische Zählfehler im Spielwarenfachhandel sind:

• Displays und Einzelartikel mit unterschiedlichen EANs, die nicht eindeutig voneinander abgegrenzt werden
• unklar abgegrenzte Zählbereiche wie Aktionsfläche, Kassenzone und Nebenlager
• Ware, die während der Zählung zwischen Lager und Fläche wandert

Die wirtschaftlichen Folgen sind erheblich. Falsche Bestände verfälschen die Bewertung im Jahresabschluss. Zugleich führen sie zu Fehlentscheidungen beim Einkauf, der rund um die Spielwarenmesse bereits für das kommende Jahr geplant wird.

Wie läuft eine Inventur mit Inventur App und Mietgeräten ab?

Gerade Filialisten mit vielen kleineren Standorten führen die Inventur häufig mit eigenem Personal durch. Die Mitarbeitenden kennen Sortiment und Ladenstruktur. Externe Dienstleister müssten dagegen erst eingewiesen werden und alle Filialen bereisen.

Bei COSYS beginnt der Prozess mit dem Import von Artikelstamm- und Bestandsdaten aus der Warenwirtschaft. Danach erhalten die Filialen vorkonfigurierte MDE-Geräte von Zebra, Honeywell oder Datalogic. Wer Inventurscanner mieten möchte, muss sich um keine Einrichtung kümmern, denn die Leihgeräte können bei Bedarf zentral über das COSYS MDM verwaltet.

Am Zähltag arbeiten die Teams mit der Inventur App nach Zählbereichsvorgabe. Weil der Scanner den Artikel eindeutig identifiziert, zählen auch Kolleginnen und Kollegen aus Nachbarfilialen zuverlässig. Für hochwertige Bereiche wie große Bausatz-Sets oder Modellbahnen lassen sich Erst- und Zweitzählungen festlegen. Die Zentrale verfolgt den Zählstatus jeder Filiale im WebDesk-Dashboard.

Vor Ort prüfen Plausibilitätsauswertungen Mengen- und Werteausreißer, sodass Nachzählungen noch am selben Abend möglich sind. Anschließend fließen die Ergebnisse per Export oder direkter ERP-Anbindung in die Warenwirtschaft. Der COSYS Support begleitet den gesamten Ablauf, und die Historie bleibt auch für Wirtschaftsprüfer nachvollziehbar.

Was bringt eine KI-gestützte Auswertung der Inventurdaten?

Mit COSYS Business Intelligence lassen sich Prozessdaten wie Aufnahmezeiten, Korrekturquoten und Differenzen auswerten, auch jahresübergreifend. So wird sichtbar, welche Warengruppen oder Standorte wiederholt auffallen.

Der integrierte KI-Chatbot beantwortet Fragen in natürlicher Sprache. Grundlage sind die abgeschlossenen Inventurdaten im WebDesk. Mögliche Anfragen sind:

• „Welche drei Filialen hatten bei Sammelkarten die höchsten Wertdifferenzen?“
• „In welchen Zählbereichen wich die Zweitzählung am stärksten von der Erstzählung ab?“
• „Welche Warengruppen zeigten in den letzten beiden Inventuren wiederholt Minusdifferenzen?“

Controller müssen dafür keine Listen manuell filtern. Sie erhalten eine belastbare Grundlage für Zählbereiche, Personaleinsatz und Schwundprävention.

Praxistipp: Der Umtauschstapel entscheidet über die Nachzählung

Anfang Januar sieht es in vielen Lagerräumen gleich aus: ungeprüfte Umtauschware, geöffnete Onlinerücksendungen und dazwischen reguläre Ware. Legen Sie deshalb vor der Inventur verbindlich fest, ob diese Artikel vorher geprüft und zurückgebucht oder in einem eigenen Zählbereich separat erfasst werden. Diese eine Entscheidung verhindert Doppelzählungen und erspart Diskussionen über die Differenzliste.

Sie möchten Ihre Inventur im Spielwarenhandel nach dem Weihnachtsgeschäft sicher und strukturiert durchführen?

Kontaktieren Sie das COSYS Team für eine individuelle Beratung zu einer Inventurlösung für den Spielwarenhandel mit Inventur Software, Inventur App, MDE-Mietgeräten, Zählbereichssteuerung und Prozessdatenanalyse. Vereinbaren Sie einen Termin unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0.

Alternativ können Sie die kostenlose COSYS Inventur Demo-App für Android und iOS testen.