Inventurdienstleister für den Textilhandel: Die Stichtagsinventur selbst in der Hand behalten

Bei der Wahl des passenden Durchführungsmodells lassen sich drei Ansätze unterscheiden. Der klassische Inventurdienstleister stellt eigenes Zählpersonal und übernimmt die Durchführung weitgehend selbst. Für den Händler bedeutet das allerdings auch, einen großen Teil der operativen Kontrolle abzugeben. Gleichzeitig ist dieses Modell in der Regel mit höheren Kosten verbunden.

Bei einer reinen Softwarelösung organisiert der Händler Geräte, Einrichtung, Personal und Inventurablauf vollständig in Eigenregie. Dadurch behält er zwar die operative Kontrolle, trägt aber auch die Verantwortung für die technische Einrichtung, die Geräteverfügbarkeit, den Support und einen reibungslosen Ablauf während der Inventur. Gerade bei mehreren Filialen kann dieser organisatorische und technische Aufwand deutlich steigen.

Dazwischen liegt ein hybrides Durchführungsmodell. Der Inventurdienstleister stellt Inventur Software, vorkonfigurierte Mietgeräte, Support, Auswertung und ERP-Schnittstelle bereit, während der Modehändler mit dem eigenen Personal zählt und die Inventur operativ steuert. Dazu gehören unter anderem die Einteilung der Zählbereiche, die Kontrolle des Zählfortschritts, die Organisation von Nachzählungen und die Prüfung der Ergebnisse. So bleibt das Wissen über Filialen, Sortimente und interne Abläufe im Unternehmen, während Technik, Systembereitstellung und Support extern abgesichert werden.

Wo stößt der klassische Inventurdienstleister im Modehandel an Grenzen?

Bei externen Inventurdienstleistern müssen verfügbare Termine und Einsatzkapazitäten zusätzlich in die Planung einbezogen werden. Externes Personal muss sich außerdem zunächst mit Warenpräsentation, Zählzonen und standortspezifischen Besonderheiten wie Multipacks, Sets oder falsch einsortierten Größen vertraut machen. Die eigenen Mitarbeitenden bringen dieses Wissen aus dem Tagesgeschäft bereits mit.

Auch bei Nachzählungen kann eigenes Personal flexibler reagieren. Werden auffällige Mengen oder Bereiche erst nach der Erfassung sichtbar, lassen sie sich einfacher kontrollieren, solange Team und Ware noch vor Ort sind.

Wie funktioniert eine digitale Inventur mit Inventurservice und eigenem Personal?

Der COSYS Inventurservice unterstützt Unternehmen bei der Durchführung der Inventur mit eigenem Personal. COSYS stellt dafür Software mit App, vorkonfigurierte MDE-Geräte, technische Einrichtung, Support und Auswertung bereit, während die Mitarbeitenden des Händlers selbst zählen und den Ablauf vor Ort steuern.

• Vorbereitung: Stammdaten, Zählbereiche und Mietgeräte

Zuerst werden die Artikelstammdaten aus der Warenwirtschaft eingespielt und Zählbereiche wie „Damen Denim Wand links“ oder „Rücklager Regal 3“ angelegt. Die MDE-Geräte von Zebra, Honeywell oder Datalogic kommen vorkonfiguriert in der Filiale an.

• Erfassung: Inventur App am Regal

Die Mitarbeitenden wählen in der Inventur App ihren Zählbereich und scannen die Etiketten. Unbekannte EANs werden sofort als Findling markiert, sodass Etikettierfehler direkt auffallen. Erst- und Zweitzählung lassen sich bei Bedarf getrennt erfassen.

• Kontrolle und Abschluss: WebDesk, Export und ERP

Im WebDesk verfolgt die Leitung den Zählstatus aller Bereiche. Ausreißer werden noch während der Inventur sichtbar und können nachgezählt werden, solange die Ware unverändert auf der Fläche liegt. Anschließend werden die geprüften Bestände exportiert oder direkt an das ERP übergeben. Die Historie bleibt für Wirtschaftsprüfer nachvollziehbar, und der COSYS Support begleitet den gesamten Ablauf.

Wie hilft KI bei der Auswertung der Stichtagsinventur?

COSYS Business Intelligence wertet Prozessdaten wie Aufnahmezeiten, Korrekturen und Differenzen aus, auch über mehrere Jahre hinweg. Der COSYS KI-Chatbot greift auf die realen Inventurdaten zu und beantwortet Fragen in natürlicher Sprache:

•  „Zeige alle Artikel der Warengruppe Strick mit einer Minusdifferenz über 200 Euro.“
• „Bei welchen Größen treten die meisten Abweichungen auf, und war das im Vorjahr auch so?“

Aus den Antworten entstehen konkrete Nachzähllisten statt unübersichtlicher Tabellen. Auffällige Größen oder Filialen fließen direkt in die Planung der nächsten Inventur ein.

Praxistipp: Die Generalprobe am Jeanstisch

Zählen Sie testweise einen besonders unübersichtlichen Bereich Ihrer Filiale, zum Beispiel den Jeansbereich oder eine Aktionsfläche, mit Inventur App und Mietgerät. So lässt sich frühzeitig prüfen, ob Etiketten zuverlässig gelesen werden, wie Multipacks erfasst werden sollen und ob unbekannte Artikel beziehungsweise Findlinge auftreten. Werden diese Punkte vorab geklärt, reduziert das Rückfragen und Nacharbeit am eigentlichen Inventurtag.

Sie möchten Ihre Stichtagsinventur im Textilhandel mit eigenem Personal durchführen und trotzdem Software, Mietgeräte und Support professionell absichern?

Kontaktieren Sie das COSYS Team für eine individuelle Beratung zu Inventurservice. Vereinbaren Sie einen Termin unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0.

Alternativ können Sie die kostenlose COSYS Inventur Demo-App für Android und iOS testen.