Serverausfall in der Steuerkanzlei: Wenn der Zugriff auf Mandantendaten fehlt

Kleinere Kanzleien betreiben ihre IT häufig ohne externe Betreuung. Die Administration übernimmt ein technisch versierter Mitarbeiter im Nebenamt, der Server läuft über Jahre ohne systematische Überwachung.

DATEV, Mandantenakten, Lohnabrechnung: ein Server für alles

DATEV-Anwendungen arbeiten mit anwendungsspezifischen Datenbeständen, darunter Datenbanken des Microsoft SQL Server (DATEV). Eine einfache Kopie einzelner Dateien genügt deshalb nicht zwingend für eine funktionsfähige Wiederherstellung. Datenbankdateien, Transaktionsinformationen, Dokumentablagen und die zugehörige DATEV-Umgebung müssen zusammenpassen und in einem verwertbaren Zustand vorliegen.

Bei lokalen Installationen liegen Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung, Jahresabschlüsse, die elektronische Mandantenakte und das Dokumentenmanagementsystem auf einem einzigen Server. Das unterscheidet den DATEV-Datenbestand von einer einfachen Dateiablage und macht die Wiederherstellung anspruchsvoller als bei einer reinen Ordnerstruktur.

Aufbewahrungspflichten, die keinen Datenverlust verzeihen

Steuerberater arbeiten mit Unterlagen, für die unterschiedliche gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten. Bücher, Jahresabschlüsse und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Organisationsunterlagen sind zehn Jahre aufzubewahren. Für Buchungsbelege gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Frist von acht Jahren, für Handels- und Geschäftsbriefe eine Frist von sechs Jahren. Diese Fristen gelten unabhängig davon, ob die Unterlagen auf Papier oder digital geführt werden.

Wer digitale Belege führt, muss deren Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit über den gesamten Aufbewahrungszeitraum sicherstellen. Ein Datenverlust kann die Kanzlei daran hindern, ihre Mandate ordnungsgemäß zu bearbeiten und aufbewahrungspflichtige Informationen bereitzustellen. Die originäre Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung verbleibt zwar beim jeweiligen Steuerpflichtigen. Die Kanzlei muss jedoch sicherstellen, dass die ihr überlassenen Daten im Rahmen der Mandatsbearbeitung geschützt, verfügbar und nachvollziehbar verarbeitet werden.

Hinzu kommt das berufsrechtliche Mandantengeheimnis nach § 57 des Steuerberatungsgesetzes. Es verpflichtet Steuerberater zur Verschwiegenheit über alle Tatsachen, die ihnen im Rahmen der Berufsausübung bekannt geworden sind. Muss eine Kanzlei einen externen Datenrettungsdienstleister einschalten, gelten darüber hinaus die Anforderungen des § 62a StBerG: Der Dienstleister ist sorgfältig auszuwählen, vertraglich zur Verschwiegenheit zu verpflichten und darf nur in dem Umfang auf Mandantendaten zugreifen, der für die Wiederherstellung erforderlich ist. Zusätzlich ist zu prüfen, ob eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO erforderlich ist, soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Warum die Kanzlei-Datensicherung im Ernstfall versagen kann

Für lokale DATEV-Installationen stellt DATEV konkrete Verfahren zur Sicherung der relevanten Dateien und Datenbanken bereit, darunter Verfahren für die vollständige Sicherung der DATEV-Daten und für den Microsoft SQL Server (DATEV). Alternativ können Kanzleien ihre IT in einer gehosteten Umgebung wie DATEVasp betreiben, bei der Betrieb, Wartung und regelmäßige Datensicherung im DATEV-Rechenzentrum erfolgen.

In der Praxis setzen Kanzleien mit lokaler Installation jedoch oft auf einfache Sicherungskonzepte: eine USB-Festplatte, die abends angeschlossen und morgens mitgenommen wird, oder ein NAS im selben Raum. Risiken entstehen, wenn das Sicherungsmedium physisch neben dem Server steht und bei einem Wasserschaden oder Überspannungsereignis mitbetroffen ist. Oder wenn die eingesetzte Backup-Software die laufenden DATEV-Datenbanken nicht anwendungskonsistent erfasst und entsprechende Fehlermeldungen im Sicherungsprotokoll unbemerkt bleiben. Ob aus einem vorhandenen Backup ein funktionsfähiger DATEV-Arbeitsplatz rekonstruiert werden kann, wurde in vielen Fällen nie getestet.

Was im Schadensfall möglich ist

Bei RAID-Verbünden mit mechanisch beschädigten Festplatten untersucht DATA REVERSE® die Laufwerke einzeln im eigenen Labor in Leipzig. Von den noch lesbaren Bereichen entstehen sektorbasierte Arbeitskopien. Mechanisch beschädigte Laufwerke, etwa mit defekten Schreib-Lese-Köpfen, werden unter Reinraumbedingungen geöffnet. Nach dem Austausch der betroffenen Bauteile können weitere Sektoren kontrolliert ausgelesen werden. Elektronik- und Controllerfehler werden gesondert diagnostiziert und erfordern nicht automatisch das Öffnen des Datenträgers.

Bei einem RAID-1-Verbund werden die Daten aus den gewonnenen Abbildern abgeglichen. Dabei werden die jeweils lesbaren und aktuellsten Datenbereiche zusammengeführt, bevor das Dateisystem rekonstruiert wird. Der kritische Schritt folgt danach: Die DATEV-Datenbankdateien müssen in einem transaktionskonsistenten Zustand extrahiert werden. Datenbanken, die während eines laufenden Schreibvorgangs durch den Serverausfall abgebrochen wurden, können inkonsistente Einträge enthalten. Nach der Rekonstruktion werden die wiederhergestellten Datenbestände in einer geeigneten DATEV-Umgebung geprüft. Ob Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung und Mandantenakten anschließend wieder geöffnet und weiterverarbeitet werden können, hängt wesentlich davon ab, ob die Originaldatenträger unverändert geblieben sind.

DATA REVERSE® ist nach ISO 9001 und ISO 27001 zertifiziert. Ein nach ISO 27001 zertifiziertes Informationssicherheits-Managementsystem kann Kanzleien bei der sorgfältigen Auswahl eines Dienstleisters unterstützen. Es ersetzt jedoch weder die vertragliche Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 62a StBerG noch die datenschutzrechtliche Prüfung des konkreten Auftrags.

Was Kanzleien jetzt prüfen sollten

Erstens: Erfasst die Datensicherung die DATEV-Datenbanken anwendungskonsistent, und weist das Sicherungsprotokoll einen erfolgreichen Abschluss aus?

Zweitens: Wurde jemals getestet, ob sich aus der vorhandenen Sicherung ein funktionsfähiger DATEV-Arbeitsplatz wiederherstellen lässt, einschließlich Finanzbuchhaltung, Mandantenakte und Dokumentenmanagement?

Drittens: Liegt das Sicherungsmedium physisch am selben Standort wie der Server? Falls ja, ist es bei Feuer, Wasser oder Überspannung mitgefährdet.

Viertens: Wer überwacht RAID-Status, Controller-Meldungen und den Zustand der eingesetzten Datenträger? SMART-Werte und Ereignisprotokolle können auf wachsende Probleme hinweisen, ersetzen aber keine getestete Datensicherung.