Fehlerarten bei E-Rechnungen: Warum sie entstehen – und wie Unternehmen ihre Prozesse zuverlässig absichern

Mit der verpflichtenden Einführung der E-Rechnung steigt auch das Risiko für Unternehmen, bei Fehlern ernsthafte Konsequenzen zu tragen. Falsche oder nicht konforme Rechnungen (siehe zweites BMF-Schreiben) können nicht anerkannt, zurückgewiesen, umsatzsteuerlich korrigiert oder in bestimmten Fällen sogar mit Steuernachforderungen verbunden sein.

Je nach Fehlerart – wie sie das BMF in Formatfehler, Geschäftsregelverstöße und sonstige inhaltliche Fehler unterteilt – drohen zusätzliche Aufwände für Korrekturen, Stornos oder Neuübermittlungen.

Gerade weil viele dieser Fehler technisch oder strukturell bedingt sind, fallen sie häufig erst im Verarbeitungsprozess auf – und genau dann wird es hektisch.

Typische Fehlerarten laut BMF – und warum sie so oft auftreten

Die folgende Übersicht (siehe Grafik) zeigt die drei zentralen Fehlerkategorien bei E-Rechnungen:

• Formatfehler: Probleme in der zugrunde liegenden Struktur oder Syntax
• Geschäftsregelfehler: Verstöße gegen Pflichtfelder, formale Vorgaben oder Logik
• Sonstige inhaltliche Fehler: Beträge, Steuersätze oder Empfängerangaben falsch

Viele Unternehmen unterschätzen, wie schnell ein solcher Fehler entsteht – und wie hart die Folgen im Tagesgeschäft sein können.

Wie Unternehmen Fehler nachhaltig vermeiden können

Mit der steigenden Anzahl an elektronischen Rechnungen reicht es nicht mehr aus, Fehler manuell abzufangen. Erforderlich sind automatisierte Prüfungen, die bereits vor der Verbuchung oder Versendung greifen.

Genau dafür wurden die Lösungen CBCS (Cloud Billing Conversion Service) und CICS (Cloud Invoice Conversion Service) entwickelt. Sie prüfen E-Rechnungen entlang aller BMF-relevanten Fehlerkategorien – sowohl im Ein- als auch im Ausgangsprozess – und verhindern damit, dass fehlerhafte Dokumente überhaupt weiterverarbeitet werden.

Unternehmen profitieren dadurch von:

• weniger manuellen Korrekturen
• revisionssicheren Prozessen
• geringerem Risiko für Steuernachforderungen
• deutlich geringeren Investitionskosten im Vergleich zu klassischen SAP-Alternativen

Gerade SAP-Kunden erhalten so eine praxisnahe, budgetfreundliche Lösung, die sich nahtlos integrieren lässt – und Fehler dort abfängt, wo sie entstehen.

E-Rechnungsfehler sind nicht nur lästig – sie können echte finanzielle und organisatorische Risiken darstellen. Mit klaren Prüfmechanismen und automatisierten Validierungssystemen wie CBCS und CICS lassen sich diese Risiken deutlich reduzieren. Unternehmen sichern sich damit stabile Prozesse, geringere Kosten und volle Compliance.

In unserem Blogartikel finden Sie detaillierte Informationen zum Thema "Fehlerarten bei E-Rechnungen.

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