Ausweitung der E-Rechnungspflicht

Kunden des Software-Herstellers Signum können mit dem Warenwirtschaftssystem Orgasoft.NET normgerechte E-Rechnungen sowohl empfangen als auch erstellen und versenden – bis hin zur Archivierung. Zur Verfügung stehen verschiedene Formate wie ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X oder EDI. Auch die formalen Anforderungen öffentlicher Auftraggeber an E-Rechnungen (u. a. mit Leitweg-ID) lassen sich mit dem ERP-System erfüllen.

Durch die Einführung der Empfangspflicht von E-Rechnungen zum 1. Januar 2025 verzeichnete Signum einen deutlichen Anstieg der Nachfrage nach Modulen, mit denen sich das Warenwirtschaftssystem um E-Rechnungsfunktionalitäten erweitern lässt. Viele Anwender der Software wollten technisch ausgerüstet sein für den Empfang elektronischer Lieferantenrechnungen und sehen die Fähigkeit zur Verarbeitung von E-Eingangsrechnungen mittlerweile als eine Pflicht, die ihnen erhebliche Zeitvorteile bringt. Denn die strukturierten Daten, die in E-Rechnungen stecken, vereinfachen und beschleunigen interne Prozesse, wie zum Beispiel die Prüfung von Eingangsrechnungen gegen den Wareneingang.

Geltende Übergangsfristen für die Rechnungsstellung haben die Nachfrage nach E-Rechnungsmodulen in diesem Jahr weniger stark wachsen lassen. Noch bis Ende 2026 dürfen Unternehmen Papierrechnungen und PDF-Rechnungen verschicken. Für digitale Rechnungen, die als PDF gemailt werden, benötigen sie das Einverständnis des Empfängers.

Die nächste Deadline bei der E-Rechnung rückt näher

Ab dem 1. Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro zum Versand strukturierter E-Rechnungen verpflichtet.

Signum Geschäftsführer Felix Hochapfel rät zur rechtzeitigen Vorbereitung: “Übergangsphasen wie bei der E-Rechnung sind hilfreich, um sich auf neue Vorgaben einzustellen. Aber inmitten des Tagesgeschäft vergehen sie oft schneller als erwartet. Unternehmen sollten 2026 daher als Testjahr für die Rechnungsstellung nutzen, damit sie rechtzeitig auf die nächste Stufe der E-Rechnungspflicht vorbereitet sind.”

Mögliche Fehler in E-Rechnungen und deren steuerliche Konsequenzen hat das Bundesfinanzministerium mit einem zweiten Schreiben zur E-Rechnung am 15. Oktober 2025 konkretisiert.