Warum HR & Payroll der Stresstest für Technologie sind

Doch wie gelingt es, Prozesse zu modernisieren, ohne zu überfordern?

Software Partners Group GmbH und Sage arbeiten seit über 30 Jahren partnerschaftlich zusammen, um genau das möglich zu machen: Technologie, die nicht als Selbstzweck gedacht ist, sondern als Werkzeug für Entlastung, Compliance und Zukunftssicherheit. Mit Lösungen, die sich hervorragend ergänzen, wird dem Mittelstand ein breites Produkt- und Dienstleistungsportfolio in den Bereichen ERP und HR geboten.

SPG & Sage: Zwei Partner, ein Ziel – Technologie, die den Mittelstand stärkt

Viele verbinden Sage noch immer mit klassischer Buchhaltung. Dabei hat sich das Unternehmen längst zu einem Anbieter moderner, cloudbasierter, KI-gestützter Unternehmenslösungen entwickelt – mit einem Portfolio, das von Finance und HR bis zu ERP und CRM reicht.

„Wir bieten heute moderne, durchgängige Plattformen, die Prozesse nicht nur digitalisieren, sondern es ermöglichen, Workflows produktübergreifend zu automatisieren, Doppelarbeiten zu vermeiden und Daten effizient zu nutzen – denn isolierten Systemen kosten Zeit, Geld und Nerven.“, erklärt Oliver Rozic, Vice President Product Management bei Sage. „Besonders in HR und Payroll helfen wir, Routinearbeit zu automatisieren, Risiken zu minimieren und Entscheidungen datenbasiert vorzubereiten – auch ohne eigenes Tech-Team.“

Edgar Ertel, CEO der SPG, beschreibt sein Unternehmen als strategischen Digitalisierungspartner für den Mittelstand: „Wir begleiten unsere Kunden mit smarten Lösungen und tiefem Verständnis für ihre Realität. Unser Anspruch ist: Technologie so einsetzen, dass sie echte Probleme löst – nicht neue schafft.“

Warum passen SPG und Sage so gut zusammen? Beide eint der Anspruch, Lösungen zu liefern, die nicht nur technisch brillant sind, sondern im Alltag der Unternehmen funktionieren – skalierbar, nutzerfreundlich und rechtssicher.

Was der Mittelstand heute wirklich braucht

Viele Unternehmen stehen heute an einem technologischen Wendepunkt. Der Druck zur Transformation steigt – nicht nur aus Effizienzgründen, sondern auch durch immer komplexere gesetzliche Anforderungen.

„Oft fehlt es an Ressourcen, Zeit oder einem klaren Kompass“, sagt Edgar Ertel. „Deshalb setzen wir auf praxiserprobte Konzepte, die Orientierung bieten. Digitalisierung muss dort starten, wo sie Mehrwert schafft – und zwar strukturiert, mit einem realistischen Fahrplan.“

Auch Oliver Rozic betont: „Digitalisierung ist kein Alles-oder-nichts-Projekt. „Wir sehen einen starken Shift zu integrierten Systemen: HR, Payroll und Finance wachsen zusammen. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Nutzerfreundlichkeit – Mitarbeitende erwarten, dass Unternehmenssoftware so intuitiv funktioniert wie private Apps.“ Gerade kleine HR-Teams profitieren davon, wenn sie nicht mehr mit Anfragen, Rückrechnungen oder Prüfprozessen beschäftigt sind, sondern sich auf strategische Aufgaben konzentrieren können.“

Edgar Ertel ergänzt: „Und dieser Anspruch an Einfachheit und Integration gilt für alle Unternehmensbereiche. Der Mittelstand braucht keine fragmentierten Insellösungen mehr, sondern Systeme, die Prozesse verbinden

Aber wie viel Digitalisierung ist realistisch? Edgar Ertel hat eine klare Antwort: „So viel, wie sofort spürbaren Mehrwert bringt. Digitalisierung darf kein Selbstzweck sein. Es geht darum, konkrete Probleme zu lösen – mit realistischen Etappen, bewährten Lösungen und einem Fokus auf Umsetzbarkeit.“

Mit der Einführung von KI, Automatisierung und neuen Oberflächen verändert sich auch die Interaktion mit Software. „Wir bewegen uns weg von der klassischen Dateneingabe hin zu assistenzbasierten Interaktionen“, erklärt Oliver Rozic. „KI gestützte Software liefert proaktiv Empfehlungen, überprüft Eingaben im Hintergrund oder erledigt Routineaufgaben automatisch. Die Nutzerrolle wandelt sich von der Bedienung zur Steuerung.“

KI – vom Hype zur praktischen Nutzung

Gerade im HR- und Payroll-Bereich schlummert ein enormes Innovationspotenzial. Viele Abläufe sind heute noch manuell, Excel-gestützt oder historisch gewachsen. „Dabei geht es um zentrale Bereiche wie Gehaltsabrechnung, Arbeitszeit, Entwicklung und Bindung von Mitarbeitenden – also um Effizienz, Vertrauen und Stabilität“, sagt Edgar Ertel.

Oliver Rozic betont, dass KI besonders kleinen und mittleren Unternehmen hilft, auch ohne eigenes Tech-Team komplexe Aufgaben zu meistern: „Unser Ziel ist die Demokratisierung von Unternehmenssoftware. KI muss so gestaltet sein, dass sie nutzbar ist, ohne dass man Datenwissenschaftler braucht. Sie übernimmt z. B. die Anomalie-Erkennung in Gehaltsabrechnungen, plausibilisiert Eingaben, gibt Handlungsempfehlungen oder beantwortet Fragen im Self-Service – alles integriert in die bestehenden Abläufe.“ Doch mit der Technologie allein ist es nicht getan. Die Einführung von KI ist nicht nur eine technische, sondern eine kulturelle Herausforderung. „Es reicht nicht, KI einfach einzusetzen. Entscheidend ist, zu verstehen, wo KI sinnvoll eingesetzt werden kann – und wo die Entscheidung beim Menschen bleiben sollte. Es braucht Vertrauen, Transparenz und einfache Erklärbarkeit.“ so Rozic.

Die Nachfrage ist da – doch viele Unternehmen zögern. „Die größten Bedenken im Mittelstand betreffen die Komplexität, die Kosten und die Angst, den Menschen durch Technik zu ersetzen“, berichtet Edgar Ertel. „Was unsere Kunden suchen, sind transparente, umsetzbare Lösungen – keine Black Box. Wir zeigen, dass das Gegenteil der Fall ist: KI entlastet den Menschen, sie ersetzt ihn nicht.“

Edgar ergänzt: „Und es geht nicht nur um Effizienz. KI gibt Unternehmen auch neue strategische Möglichkeiten: Besser planen, Risiken früher erkennen, Ressourcen gezielter steuern. Das ist kein Ersatz, sondern eine Aufwertung der menschlichen Arbeit – gerade in einem Umfeld, das mit Fachkräftemangel kämpft.“

Blick nach vorn: Was jetzt zählt

Die Frage, was bei der Entwicklung und Implementierung von KI wichtig ist, beantwortet Oliver Rozic klar: „Es braucht einen klaren Fokus: KI soll entlasten, nicht ersetzen. Bei der Implementierung gilt: klein anfangen, mit Bestandsaufnahmen arbeiten und dann priorisieren.“

Noch steht die Entwicklung integrierter, KI-gestützter Anwendungsfälle am Anfang. Der Schlüssel ist, dass KI den Unternehmenskontext – Daten, Rollen, Prozesse – versteht. Nur so kann sie echte Entlastung schaffen. Diese tiefe Integration wird künftig Standard sein.

Für ein Unternehmen mit 200 Mitarbeitenden und einer HR-Abteilung mit drei Personen kann KI dann also wo genau ansetzen? „Wenn Ressourcen knapp sind, kann KI Routineprozesse automatisieren: Abrechnungen prüfen, Rückfragen beantworten, Anträge verarbeiten. Das schafft Zeit für die HR, sich um Menschen zu kümmern, nicht um Excel-Tabellen.“ so Rozic.

Edgar Ertel ergänzt: „Und das gilt nicht nur für HR. Dieselben Prinzipien helfen auch in anderen Unternehmensbereichen: Finanzmanagement, Compliance, Reporting. Überall dort, wo Präzision und Regelkonformität gefragt sind, kann KI echte Entlastung schaffen.“

Was heute in Pilotprojekten erprobt wird, wird morgen Standard sein. KI-gestützte Lohnläufe, Predictive Analytics, automatische Compliance-Checks – das alles wird Teil der betrieblichen Normalität, sagen beide. Die Rolle von Technologie verändert sich: Weg vom Tool, hin zum aktiven Partner im Tagesgeschäft.

Ertel fasst zusammen: „Die beste Technologie ist die, die fast unsichtbar wird – weil sie so nahtlos unterstützt, dass sie sich anfühlt wie ein zusätzlicher Kopf im Team.“

Am Ende geht es um eine einfache Wahrheit, die Software Partners Group GmbH und Sage teilen:

Technologie muss den Menschen dienen. Nicht umgekehrt.

Und genau daran arbeiten wir – jeden Tag, mit Lösungen, die nicht nur digitalisieren, sondern befähigen.