Ausgangssituation: Papierbasierte Prozesse und fehlende Übersicht
Bislang war die Vertragsverwaltung am UKL HD stark papierbasiert und dezentral organisiert. Verträge wurden manuell zwischen Fachabteilungen, Justitiariat und Verwaltung ausgetauscht – eine zeitaufwendige und fehleranfällige Praxis. Informationen waren häufig nur über einzelne Stellen abrufbar, Fristen wurden mitunter versäumt, und eine systematische Auswertung der Vertragsdaten war kaum möglich.
Die Lösung: SAP-Vertragsmanagement mit CUNO/4
Das Klinikum suchte eine Lösung, die sich vollständig in die bestehende SAP-Systemlandschaft integrieren lässt und gleichzeitig den Anforderungen an Datenschutz, Berechtigungskonzepte und Terminüberwachung gerecht wird. Nach intensiver Marktanalyse entschied sich das UKL HD für CUNO/4 von networker, solutions – eine SAP-zertifizierte Lösung für Vertragsmanagement, speziell entwickelt für komplexe Organisationen wie Kliniken, Hochschulen oder öffentliche Einrichtungen.
Reibungslose Migration und Integration
Ein zentrales Projektziel war die Übernahme der Altdaten, einschließlich der Integration von über 70.000 Debitoren aus dem SAP-System. Trotz der Herausforderungen, insbesondere bei Speicherzeiten und Datenkonsistenz, gelang die Migration reibungslos. Gleichzeitig wurden übergreifende Schulungen durchgeführt, um Vertragsarten und Workflows zu standardisieren – eine wichtige Grundlage für die zukünftige Skalierung.
„Durch CUNO rücken die Abteilungen bei der Verarbeitung von Verträgen näher zusammen. Unnötige Wege und Telefonate werden durch einen schnellen dezentralen Zugriff auf CUNO ersetzt“, so Alexander Pries, Technischer Projektleiter am Universitätsklinikum Heidelberg.
Mehr Effizienz, weniger Reibungsverluste
Mit CUNO/4 ist nun ein zentraler, digitaler Zugriff auf alle Vertragsdaten möglich – abteilungsübergreifend, rechtssicher und transparent. Weitere Vorteile:
– Einheitliches Vertragsmanagement in allen Kliniken und Fachabteilungen.
– Verbesserte Terminüberwachung durch automatisierte Fristen- und Erinnerungsfunktionen.
– Zentrale Auswertungen mit Überblick über laufende Verträge und Kosten.
– Verbesserte Datenschutz- und Sicherheitsstandards.
– Vereinfachte Zusammenarbeit durch einheitliche Workflows.
Ausblick: Rollout & Auswertungsausbau
Nach dem erfolgreichen Go-Live plant das Klinikum nun den Rollout auf weitere Organisationseinheiten sowie den Ausbau der Auswertungs- und Controllingstrukturen. Die Erweiterbarkeit von CUNO/4 über SAP-User-Exits und Schnittstellen erlaubt es, spezifische Anforderungen des Klinikums flexibel umzusetzen – etwa die automatische Erzeugung von PSP-Elementen und Aktenstrukturen für das Records Management.
Über das Universitätsklinikum Heidelberg
Das Universitätsklinikum Heidelberg zählt zu den renommiertesten medizinischen Einrichtungen Europas. Mit rund 10.000 Mitarbeitenden und über 410.000 Patienten jährlich steht das Klinikum für medizinische Exzellenz in Forschung, Lehre und Versorgung.
Mit CUNO/4 bietet die networker, solutions GmbH eine leistungsstarke Lösung für digitales Vertragsmanagement direkt in SAP. Unternehmen steuern ihre Verträge effizient, rechtssicher und vollständig integriert – vom Erstellen über die Freigabe bis hin zur Archivierung.
Fristen, Laufzeiten und Zuständigkeiten behalten Sie jederzeit im Blick – automatisierte Erinnerungen, digitale Workflows und eine zentrale Dokumentenablage sorgen für Klarheit und Entlastung im Tagesgeschäft.
CUNO/4 ermöglicht es, Vertragsprozesse zu standardisieren, Risiken zu minimieren und SAP als zentrale Plattform optimal zu nutzen – ohne Medienbrüche oder zusätzliche Systeme.
Weitere Informationen unter: https://networker-contract.de
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