Posted in Finanzen / Bilanzen

Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen: Was Unternehmer jetzt wegwerfen können

Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen: Was Unternehmer jetzt wegwerfen können Posted on 1. April 2021

Unternehmen können jetzt Geschäftsunterlagen entsorgen, wenn deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Welche gesetzlichen Vorschriften und Fristen für Rechnungen, Kassenbücher & Co. gelten, erklärt Ecovis-Steuerberater Christopher Gampert in Bayreuth.

Welche Unterlagen müssen Unternehmen aufbewahren?

„Grundsätzlich alle wichtigen Geschäftsunterlagen. Aber eben nur für eine bestimmte Zeit“, sagt Christopher Gampert, Steuerberater bei Ecovis in Bayreuth, „mit Ablauf des Kalenderjahrs können wieder jede Menge Unterlagen weg“. Wie lange Betriebe Unterlagen aufheben müssen, das hängt davon ab, worum es sich genau handelt.  

Welche Fristen wofür gelten

Zu den Unterlagen mit zehnjähriger Aufbewahrungsfrist gehören:

  • Bücher und Journale
  • Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Inventare sowie alle Unterlagen, die zu ihrem Verständnis wichtig sind
  • Buchungsbelege (Rechnungen, Bescheide, Kontoauszüge)

Zu den Unterlagen mit sechsjähriger Aufbewahrungsfrist gehören:

  • Lohnkonten und Bescheinigungen zum Lohnkonto
  • Handels- und Geschäftsbriefe
  • Sonstige Dokumente wie Auftragsbücher oder abgelaufene Versicherungspolicen

Zu den Unterlagen mit einjähriger Aufbewahrungsfrist gehören:

  • Sozialversicherungsunterlagen der eigenen Beschäftigten für die Prüfung durch den Rentenversicherungsträger

Was tun mit Lieferscheinen?

Für Lieferscheine entfällt die Aufbewahrungsfrist, sobald die Rechnung da ist. Und für die persönliche Steuererklärung gilt seit 2017: Nur, wenn das Finanzamt Unterlagen fordert, müssen Betriebe sie auch einreichen. Sobald der Steuerbescheid bestandskräftig ist, können Unternehmerinnen und Unternehmer die Belege wegwerfen.

Was ist mit digitalen Unterlagen?

„Die Aufbewahrungspflichten gelten nicht nur für Papier-Unterlagen, sondern auch für digital gespeicherte Dokumente“, sagt Steuerberater Gampert. Wichtig ist, dass Prüfer die Daten jederzeit abrufen können und dafür beispielsweise keine Spezialsoftware notwendig ist. Wer Papierdokumente scannt, dem empfiehlt Gampert dringend eine Verfahrensdokumentation. Wer hingegen Rechnungen per E-Mail bekommt, der muss sie auch elektronisch aufbewahren. „Elektronische Kontoauszüge ausdrucken und anschließend löschen, das verstößt gegen die allgemeine Aufbewahrungspflicht“, sagt Steuerberater Christopher Gampert.

Tipp: Was sollten Unternehmer und Unternehmerinnen jetzt tun?

  • Prüfen Sie, welche Unterlagen Sie entsorgen können
  • Beachten Sie dabei die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen
  • Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über die Verfahrensdokumentation
Firmenkontakt und Herausgeber der Meldung:

ECOVIS AG Steuerberatungsgesellschaft
Ernst-Reuter-Platz 10
10587 Berlin
Telefon: +49 89 5898-266
Telefax: +49 (30) 310008556
http://www.ecovis.com

Ansprechpartner:
Gudrun Bergdolt
ECOVIS AG Steuerberatungsgesellschaft*
Telefon: +49 (89) 5898-266
E-Mail: gudrun.bergdolt@ecovis.com
Für die oben stehende Pressemitteilung ist allein der jeweils angegebene Herausgeber (siehe Firmenkontakt oben) verantwortlich. Dieser ist in der Regel auch Urheber des Pressetextes, sowie der angehängten Bild-, Ton-, Video-, Medien- und Informationsmaterialien. Die United News Network GmbH übernimmt keine Haftung für die Korrektheit oder Vollständigkeit der dargestellten Meldung. Auch bei Übertragungsfehlern oder anderen Störungen haftet sie nur im Fall von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Die Nutzung von hier archivierten Informationen zur Eigeninformation und redaktionellen Weiterverarbeitung ist in der Regel kostenfrei. Bitte klären Sie vor einer Weiterverwendung urheberrechtliche Fragen mit dem angegebenen Herausgeber. Eine systematische Speicherung dieser Daten sowie die Verwendung auch von Teilen dieses Datenbankwerks sind nur mit schriftlicher Genehmigung durch die United News Network GmbH gestattet.

counterpixel