Vor einem Jahr haben wir die Weihnachtsbriefe 2019 geschrieben. Es ging um magische Momente, die wir damals erlebt haben, es ging um die Städte und Länder, in die wir im Einsatz für unsere Kunden gereist sind. Und dieses Jahr: Einmal Agentur und Home und zurück.

Eine neue Viruserkrankung in China, eine Randnotiz zunächst. Andere Themen waren wichtiger, es ging zu Beginn von 2020 gleich richtig los, viele Events, viele Anfragen, viele Präsentationen, unser Office-Umzug – ein Jahr wie die letzten 26 Jahre?

In unserer 26-jährigen Unternehmensgeschichte haben wir schon viel erlebt. „Nine-Eleven“, die Finanzkrise bis hin zu Aschewolken aus unaussprechlichen Vulkanen. Und dann die Corona-Pandemie – erst als Menetekel vom anderen Ende der Welt, und dann als heftiger Einschlag auch bei uns, der die Welt, wie wir sie kannten, aus den Angeln hob. Weil es dafür keine Blaupause gab, war ab Mitte März mit einem Mal alles unsicher – ein großer Abgrund. Auch bei uns wurden von heute auf morgen Events storniert oder verschoben. Wir haben einen Monat gebraucht, diese Änderungen rückabzuwickeln. Eine schwierige Zeit, ein plötzliches Vakuum, von dem niemand so recht wusste, wie lange dies anhalten würde. Aus unternehmerischer Sicht ist ein solches Ende jeder Planbarkeit der GAU schlechthin.

„Runter mit den Kosten!“ Das war beinahe zwangsläufig der Reflex nach der ersten Schockstarre. So hatten wir in der Folge zunächst einmal alle Mitarbeiter in Kurzarbeit geschickt. Doch sehr schnell wurde klar, dass dies für uns auf Dauer keine Lösung sein konnte. Jedenfalls nicht, wenn wir als Agentur weiter bestehen wollten. Wir sind ein kreatives Unternehmen in einer kreativen Branche. Da kann die Lösung auch nur in der Kreativität liegen. So haben wir noch jede Krise überwunden. Kopf in Sand war noch nie unsere Stärke, im Gegenteil, Herausforderungen wollen genommen werden. Also aufstehen, Krönchen richten, weiter geht’s.

Aber wie? Veranstaltungen waren verboten. Unsere Geschäftsgrundlage – Menschen zusammenbringen, um sie zu informieren, zu motivieren und zu emotionalisieren – war weg. Neue Formen zu dieser Zielerreichung zu (er)finden, ist eine große Aufgabe, die man unmöglich alleine schaffen kann. Also holten wir bereits nach einem Monat das Team zurück und machten uns ans kreative und konzeptionelle Werk.

Den Weg dahin ebnet die Digitalisierung. Das war ja nichts Neues. Im Gespräch ist die digitale Transformation der Lebens- und Arbeitsbereiche schließlich schon seit langem. Wir hatten deswegen auch bereits vor Corona verschiedenste digitale Tools in unsere Eventkonzeptionen integriert und konnten so gewissermaßen als „Digital Natives“ mit einem soliden Erfahrungsvorsprung punkten, wo andere ihr digitales Alter Ego erst noch suchen mussten.

Aber wie muss ein digitales Event aussehen, damit es den Namen Event verdient und nicht nur ein Streaming von irgendwas Unbestimmten, Seelenlosem und damit rundum Verzichtbaren ist? Wie kann man digital informieren und dabei zugleich ein emotionales Feuer entfachen? Wie fesselt man die Gäste und Teilnehmer an die Bildschirme von Alltagsgeräten wie Desktops, Laptops, Tablets oder Smartphones?

Schon vor vier Jahren – also eine gefühlte Ewigkeit vor Corona – hatten wir dazu erste Erfahrungen mit unserer digitalen Unit gemacht. Damals hatten wir begonnen, im Vorfeld von Live-Events eine digitale Kommunikation mit den Teilnehmern aufzubauen und diese untereinander zu vernetzen. Wir haben die anstehenden Themen angesprochen, Verbindungen zu Führungskräften hergestellt, Fragen platziert und Antworten bekommen. Diese Erkenntnisse haben wir dann in die Live-Events münden lassen. Partizipation und Interaktion verbanden sich zu einer neuen kommunikativen Qualität der Gesamtkonzeption – frei nach dem Motto: Dabeisein kann nicht alles sein, wenn Mitmachen möglich ist. Überraschend, spannend, begeisternd – ganz nah an den digitalen und analogen Erlebniserwartungen aller beteiligten Eventakteure. Und jetzt? Unsere Learnings sind fester Bestandteil unserer Toolbox für die kreative Konzeption eines digitalen Events. Die eingesetzten Technologien funktionieren und setzen verlässliche Leitplanken. Doch eine Plattform allein reicht nicht. Ohne Story funktioniert ein digitales Event nicht, da mag die Technik noch so fancy sein. Wie sein analoger Zwilling benötigt auch ein digitales Event eine eigene medienspezifische Spannung, einen dramaturgischen Ablauf, viel Interaktion, eine sehr gute Moderation, attraktiven Content, Abwechslung und die große Geschichte, die alles zusammenhält. Wenn nicht, ist das Aus nur einen Mausklick entfernt.

Was braucht es noch? Ein extrem agiles, auch in schwierigsten Zeiten nach vorne schauendes Team. Alle haben mit angepackt und gekämpft. Getragen von der Überzeugung, dass es gerade in der Krise darauf ankommt, sehr gute und eigenständige Alternativen zu denken und zu entwickeln, mit denen man intensiv und empathisch kommunizieren kann. Sich nicht persönlich treffen zu können, so unser Ansatz, schließt Nähe und ein Miteinander nicht aus. Es ergeben sich aus der Digitalisierung und Hybridisierung vielmehr ganz neue Möglichkeiten, die auch nach der Pandemie vermutlich keiner mehr missen möchte.

Auf diese Weise haben wir 2020 auch in den Lockdowns die Lust am Inszenieren gelebt – von kleinen, smarten Events bis zu großen komplexen (TV-)Shows. Und das sowohl für bestehende Kunden als auch für neue Kunden, die wir mit unserem Digital-Konzept gewinnen konnten. Dafür bin ich extrem dankbar. Denn als Unternehmerin weiß ich sehr genau, dass es Mut und Risikobereitschaft bedarf, sich auf ein vielfach unbekanntes Terrain zu begeben. Das Vertrauen dafür geschenkt bekommen zu haben, versetzte uns die Lage, jeweils etwas Einzigartiges entstehen zu lassen.

Zum Ende des Jahres bieten wir nun eine ganze Range an digitalen und hybriden Produkten an und sind stolz, dass wir dieses Jahr aus eigener Kraft solide gestemmt haben. Gleichzeitig freuen wir uns wahnsinnig auf die hoffentlich bald wieder möglichen ersten Live-Events, auf die Reisen mit unseren Kunden, auf die persönliche Begegnung. Aus dem Corona-Jahr 2020 nehmen wir aber schon jetzt die Gewissheit mit: Der digitale Raum ist keine Begrenzung, sondern kann eine spannende Erweiterung des Erlebnishorizonts von Events sein. Wenn er entsprechend bespielt und inszeniert wird. Wir können dazu face-to-face, digital und hybrid anbieten – mit Emotionen und einzigartigen Momenten. Was der jeweils richtige Weg ist, entscheiden der Gast und Kunde für sich. Wir sind bereit. Für alles.

Am 6. Oktober 2020 trafen sich im Gloria-Palast, einem der ältesten und geschichtsträchtigsten Kinos in Deutschland, knapp 80 Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler sowie Vertreterinnen und Vertreter der Münchner Kongressindustrie zu einer realen, Corona-konformen Veranstaltung. Weitere rund 100 waren virtuell zu Gast. Ihr Ziel: Den Wissens- und Erfahrungsaustausch voranbringen, damit sich die Professorinnen und Professoren in ihren internationalen Verbänden und Gremien für München als Tagungs- und Kongressdestination einsetzen und Veranstaltungen für München gewinnen können.

Dazu befassten sich die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler anhand konkreter Best-Practice-Beispiele in Vorträgen, Diskussionen und audiovisuellen Beiträgen mit der Zukunft digitaler und analoger Events und beleuchteten unterschiedliche innovative Konferenzkonzepte.

Wie diese aussehen können, war beim hybriden ProfTreff 2020 schon direkt zu erleben. „Live trifft Digital gehörte bereits zur Veranstaltungskonzeption“, erklärt trendhouse-Geschäftsführerin Brigitte Nussbaum. „Wir hatten dazu zwei Regiepläne erstellt, einmal für das live Erlebnis, einmal für den Stream. Dies sind vollkommen unterschiedliche Welten, die jeweils anders gedacht und in die Inszenierung eingewoben werden müssen. Das fängt beim Mehrbedarf an den Kamerabildern an und hört bei der TV-tauglichen Moderation und dem Event@home-Catering für die Streaming-Gäste nicht auf.“

trendhouse habe beim ProfTreff 2020 auf eine breite Erfahrung mit der Integration digitaler Kommunikationselemente in ein analoges Eventgeschehen zugreifen können. „Das Konzept und den Veranstaltungstitel zu entwerfen ist nur die eine Seite. Auf der anderen Seite steht aber immer auch das zuverlässige Handling der vielen operativen Details, wie zum Beispiel die Online-Registrierung mit den beiden Möglichkeiten einer live oder digitalen Teilnahme. Oder aber die Durchführung schneller, kleiner Umfragen, auf die dann auch im Vortrag des Keynote-Speakers wieder eingegangen werden konnte“, so die trendhouse-Geschäftsführerin.

Bei den Ausrichtern und Teilnehmerinnen und Teilnehmern kam der hybride ProfTreff 2020 bestens an: Clemens Baumgärtner, Referent für Arbeit und Wirtschaft der Landeshauptstadt München und Wolfgang Kerkhoff, Business- und Kongress-Coach und Vorstand des Munich Congress Alliance e.V., betonten in ihrem Fazit die Vorteile digitaler Formate, wie die Erhöhung von Reichweite oder wegfallende Reisezeiten. Dass das analoge Event damit aussterben könnte, steht für sie jedoch nicht
zur Debatte: „Auf persönliche Begegnungen werden wir langfristig nicht verzichten. Kongresse werden stattfinden.“