Wie lassen sich komplexe Vertragszusammenhänge mit digitalem Vertragsmanagement transparent und sicher verwalten?

Für Verträge bedeutet das, dass die in Verträgen enthaltenen Metadaten extrahiert und systematisch für valide Auswertungen und Verwaltungsaufgaben erfasst werden müssen. Das ist übrigens ein Anwendungsfall, bei dem aktuelle KI-Modelle noch sehr an ihre Grenzen stoßen. Denn valide Daten sind nachvollziehbar, transparent und liefern bei gleicher Fragestellung auch die gleiche Antwort. Wirtschaftlich ist das eine wesentliche Grundvoraussetzung, um wirklich verwertbare Auswertungen zu erhalten. Sie zeigen nicht nur ein Ergebnis, sondern sind bei Fragen auch bis auf Einzeldaten hinunter auf Fehler und Auffälligkeiten überprüfbar.

Digitale Vertragsverwaltung für komplexe Vertragszusammenhänge

Auch eher einfache Verwaltungsaufgaben, wie Terminüberwachung, Genehmigungsverfahren oder eine sinnvolle Archivierungsstruktur, damit Verträge schnell und effizient identifiziert werden, ist oft nicht mehr einfach 1 zu 1 abbildbar. Einzelne Verträge können sich auf inhaltliche Zusammenhänge oder zeitliche Abfolgen beziehen, ohne dass das auf den ersten Blick erkennbar ist. So kann die Kündigung eines Wartungsvertrags mehrere Standorte betreffen, sich auf andere Vereinbarungen auswirken und ggf. sogar Sicherheitsrelevanz haben.

Dazu benötigt das Unternehmen nicht nur die Übersicht über Termine, Verantwortlichkeiten, Mengen und Vertragstypen, sondern auch über Vernetzungen, Optionen und Risiko der Verträge.

Sie lesen noch? Dann gehören Sie vermutlich entweder zu einem Team, das genau solche komplexen Zusammenhänge verwaltet oder Sie sind in der Geschäftsführung und Ihnen ist schon mal ein komplexes Vertragskonstrukt auf die Füße gefallen.

Viele Unternehmen haben für Ihre Verträge ein digitales Tool für die Verwaltung von Verträgen im Einsatz. Oft handelt es sich dabei aber um ein Ad-On einer bestehenden Software und nicht um ein speziell für Verträge entwickeltes Tool. Dementsprechend ist so ein System oft recht einfach gehalten und begrenzt. Kündigungstermine abbilden können die meisten Systeme, automatische Erinnerungsfunktion inklusive. Aber wie sieht es mit einer automatischen Weiterberechnung des Kündigungstermins aus, wenn sich ein befristeter Vertrag gerade automatisch verlängert hat? Was ist, wenn dieser Kündigungstermin an die Fristen eines anderen Vertrags angepasst werden muss um ungewollte Überschneidungen zu vermeiden?

Hier ist ein Beispiel, das zeigen soll, was eine moderne Vertragsverwaltungssoftware heute leisten sollte: Verträge mit mehreren Vertragspartnern.

Mehrere Vertragspartner und Unternehmensstrukturen richtig abbilden

Die meisten Systeme können den klassischen Fall abbilden, in dem ein Unternehmen mit einem anderen einen Vertrag abschließt. Da sind die Zuordnungen alle klar geregelt. Was passiert aber in größeren Unternehmens-Strukturen, wenn sich der Vertrag nur auf 10 von den 20 angeschlossenen Unternehmen bezieht? Dann müssen 10 Geschäftsführer auf diesen Vertrag zugreifen können, die anderen nicht. Das wird für Auswertungen schon mal spannend… und für die Verwaltung.

Wenn man den Vertrag einfach 10 mal in kopierter Form bei den Unternehmen ablegt, also redundante Daten erzeugt, aber alle Verträge des Konzerns auswerten möchte, dann wird der Vertrag zwar bei der Auswertung einzelner Unternehmen korrekt angezeigt, bei der Konsolidierung ist er aber auf einmal 10 Mal vorhanden und verzerrt das Ergebnis.

Gleiches gilt, wenn Sie auf der anderen Vertrags-Seite, mehr als einen Vertragspartner haben, wie z.B. bei Pachtverträgen mit einer Erbengemeinschaft, Projekt- und Sponsoringverträgen etc.

Ein modernes Verwaltungstool muss also in der Lage sein, den Vertrag mehreren internen Organisationen als auch externen Vertragspartnern zuordnen zu können.

Diese Komplexität steigert sich, wenn verschiedene Vertragshierarchien ins Spiel kommen wie Rahmen- und Einzelverträge. Die Rahmenverträge werden dann z.B. über die Zentrale abgeschlossen, die sich darauf beziehenden Einzelverträge aber in den einzelnen Unternehmen der Organisation.

Vertragscontrolling für Kosten, Fristen und komplexe Abhängigkeiten

Die nächste Stufe der Komplexität folgt, wenn nicht nur Termine und Zuständigkeiten, sondern auch die monetären Daten der Verträge aufgenommen werden, um z.B. Kostenverteilungen auszuwerten, oder die Basis für den Bilanzanhang zu ermitteln. Es kommen also auf einmal Kostenstellen und Kostenstellenverteiler mit ins Spiel.

Fälle wie diese gibt es viele in der Verwaltung von Verträgen. Auch wenn Verträge auf den ersten Blick nichts miteinander zu tun haben, können sie inhaltlich trotzdem zusammenhängen. Oder benötigen Sie die Reinigungsdienstleistung für ein externes Büro noch, wenn Sie den Mietvertrag für das Büro längst beendet haben? Wenn Sie nur eine externe Außenstelle haben, ist das noch einfach, aber wenn Sie mehrere externe Büros haben, die vielleicht auch noch häufiger wechseln, dann wird diese einfache Aufgabe plötzlich sehr unübersichtlich.

Bleiben wir bei Miete und Pacht. Es ist einfach, bei einer Verwaltungssoftware eine monatlich zu zahlende Pacht zu hinterlegen, aber was ist mit sog. Wertsicherungsklauseln, die langfristige Pachtverträge meistens beinhalten? Diese Klausel besagt i.d.R., dass bei einer entsprechenden Erhöhung des allgemeinen Verbraucherindex, auch der Pachtzins angehoben werden kann. Dazu müssen die Daten des Statistischen Bundesamtes eingelesen werden, der Index verglichen und die entsprechende Verwaltung benachrichtigt werden. Wollen Sie das manuell machen? Abgesehen von den Arbeitsschritten, benötigt diese Regelung ja auch eine regelmäßige Überwachung. Auch da stößt man mit einfachen Verwaltungssystemen an eine Grenze.

Haben Sie evtl. Shops in Shops? Für den Vertrieb am POS (Point of Sale) ist es oft wesentlicher Bestandteil der Pachtverträge, den Pachtzins nicht pauschal, sondern entsprechend des zu erwartenden Umsatzes zu berechnen, mit entsprechender Unter- und Obergrenze. Da der Pachtzins sich auf „zu erwartenden Umsatz“ bezieht, heißt das, dass am Ende des Jahres auch eine entsprechende Differenzrechnung erfolgen muss, wenn der reale Umsatz anders war, als erwartet.

Diese Beispiele lassen sich endlos weiterführen von Avalrahmen und dazugehörigen Bürgschaften, Service-Level-Agreements, interne Verträge innerhalb der eigenen Unternehmensstruktur, Bewertung von Leasingverträgen nach IFRS etc.

Die Anforderungen an ein umfassendes Vertrags-Tool sind vielseitiger und komplexer geworden, als sie auf den ersten Blick aussehen. Vor allem wenn es um konkrete Zahlen geht, um z.B. Verpflichtungen von Abteilungen, Unternehmen oder differenzierten Konzernbereichen zu ermitteln. Dann sind valide Daten eine grundlegende Voraussetzung für aussagekräftige Auswertungen und Informationen.

Glücklicherweise gibt es auch für solch umfangreiche und komplexe Aufgabenstellungen Softwarelösungen auf dem Markt, die nicht nur die technische Lösung für die Verwaltung bereit stellen, sondern deren Teams aufgrund der langen Erfahrung mit diesem Thema, die nötige Expertise mitbringen.

Die passende Vertragsmanagement-Software auswählen

Da stellt sich dann die Frage: Gibt es einen zuverlässigen Support durch den Anbieter der Software? Gibt es eine deutsche Dokumentation? Sind Updates der Software enthalten?

Dass die Kommunikation mit dem Anbieter einer Software in deutscher Sprache erfolgen kann, ist nicht mehr selbstverständlich, ebenso wenig wie eine telefonische Erreichbarkeit. Denn immer mehr Anbieter stellen auf Chatbots und automatisierte Ticket-Systeme um. Oft antwortet eine KI, statt eines Spezialisten. Diese KI hat meistens aber auch nur das Wissen aus dem Handbuch. Fragen, bei denen die User zum Telefon greifen, sind aber meist solche, die nicht so einfach zu lösen sind. Da wird dann persönliche Fachkenntnis und keine KI mit Allgemeinwissen zur Software erwartet.

Gleiches gilt für die Entscheidung, ob man die sensiblen Vertragsdaten einem Cloud-Service anvertrauen möchte, oder doch lieber klassisch auf ein En-Premise System setzt, bei dem man die eigenen Daten auch komplett unter Kontrolle behält.

Das sind nur einige Aspekte, die man bei der Einführung einer digitalen Vertragsverwaltung beachten sollte. Schließlich können Verträge eine sehr lange Laufzeit haben. Eine reine Terminverwaltung ist einfach, aber Verträge sind weit mehr als nur abgelegte Dokumente und Fristen. Richtig aufbereitet können die Metadaten aus den Verträgen für Unternehmen aller Branchen ein echter Informationsschatz sein. Das richtige Verwaltungssystem vorausgesetzt.