Prozesse optimieren statt Zeit verlieren

Welche typischen Herausforderungen haben Unternehmen in der Praxis – und wie konntest du dabei unterstützen?

Die meisten Projekte kann man im weitestgehenden Sinne unter dem Wort Prozessautomatisierung zusammenfassen. Viele Kunden vereint das Problem, keine passenden Mitarbeiter mehr zu finden. Entweder gibt es keine am Markt, oder sie sind sich einfach zu schade, repetitive, manuelle Prozesse abzuarbeiten, nur „weil das schon immer so gemacht wurde“. Eine weitere Herausforderung ist regelmäßig auch die Datenqualität. Die meisten Unternehmen sind anfangs der Überzeugung, dass ihre Datenqualität ganz passabel ist. Ob das aber stimmt, zeigt sich erst, wenn man die Daten wirklich vollautomatisiert verarbeiten will. Oft gibt es hier im Bereich der Stammdaten bei den Verschlüsselungen großen Nachholbedarf. Vorsystemwechsel sind auch immer herausfordernd.

Hast du ein Beispiel, wo ein Unternehmen durch die Unterstützung von Confex messbare Ergebnisse erzielen konnte (z. B. effizientere Prozesse, weniger Fehler, Zeitersparnis)?

Alle Kunden haben in jedem Projekt das Projektziel erreicht, oft sogar übererfüllt. Natürlich sind die Vorteile der Prozessautomatisierung zum einen die große Zeitersparnis und zum anderen auch die Eliminierung des Menschen als Fehlerquelle. Viele Kunden berichten davon, dass die Projektergebnisse auch im höheren Management – wider Erwarten – außerordentlich gut angenommen wurden. Die Kostenersparnis, kann man in Geld kaum quantifizieren. Wie viele Tage braucht ein Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin, um jeden Monat manuell für 74 KST einen Export aus dem Vorsystem zu ziehen und auf Format zu bringen, die entsprechenden Planzahlen anzureichern und ein paar Spalten mit Kennzahlen zu ergänzen? Wie viel Zeit muss er/sie investieren, um regelmäßig Adhoc-Anfragen zu Einzelbuchungsübersichten und Sonderthemen zu beantworten? Wie lange benötigt ein Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin um 74 Planungsvorlagen je KST zu erzeugen? Was wenn die Abgrenzungsbuchungen noch einmal neu gerechnet werden müssen und er/sie deshalb die Planungsvorlagen anschließend neu erstellen muss? Und hat er/sie dann bei allen 74 Exporten alle Checkboxen richtig gesetzt? Diese hier skizzierten, überholten Workflows sind auch der Hauptgrund für Kündigungen von Mitarbeiter/innen aus der Generation Z.